Auto zaak van werkgever ? - AdFo Administraties

Ga naar de inhoud
Logo AdFo Administraties
Auto zaak van de werkgever ?

Tot en met 2005
Als u aan uw werknemer een (bestel)auto ter beschikking stelt die hij ook privé mag gebruiken, moet uw werknemer het voordeel wegens dit privé-gebruik in zijn aangifte inkomstenbelasting bijtellen. Alleen als uw werknemer kan aantonen dat hij minder dan 500 kilometer privé met de (bestel)auto heeft gereden, kan hij aan die bijtelling ontkomen.
Als werkgever heeft u dus geen bemoeienis met het belasten van het voordeel van het privé-gebruik van de (bestel)auto van de zaak.

Vanaf 2006
Dat is vanaf 1 januari 2006 veranderd. U moet over de bijtelling voor de auto van de zaak loonheffing inhouden en afdragen.

Waarde privé-gebruik
De grondslag voor de inhouding vormt de waarde van het privé-gebruik. Voor de meeste ter beschikking gestelde (bestel)auto’s is dit de forfaitaire bijtelling van 25% van de catalogusprijs (t/m 2007 22%).
Een uitzondering geldt voor bestelauto’s die vrijwel uitsluitend (90%) voor goederenvervoer worden gebruikt. De bijtelling is dan de werkelijk verreden privé-kilometers x een kilometerprijs.

Eerste methode
Als u over de bijtelling gewoon maandelijks inhoudt en afdraagt, loopt u niet het risico dat u na afloop van het jaar te weinig loonheffing heeft ingehouden en afgedragen. Verder kunt u deze methode relatief eenvoudig in uw loonadministratie invoeren. Bovendien hoeft u het privé-gebruik van de werknemer niet te controleren.
Let op
De inkomensbijtelling behoort t/m 2012 niet tot het premieloon voor de werknemersverzekeringen!
Een nadeel voor uw werknemer is dat, ingeval hij de auto van de zaak achteraf toch minder dan 500 kilometer privé heeft gebruikt, hij zelf aan de Belastingdienst het bewijs moet leveren dat de loonbijtelling ten onrechte heeft plaatsgevonden en moet worden teruggegeven.

Voorlopige aanslag/teruggaaf
Omdat de bijtelling voor het privé-gebruik al met loonheffing is belast, zal de voorlopige aanslag inkomstenbelasting vanaf 2006 van uw werknemer lager zijn. Of, zoals bij velen, de voorlopige teruggaaf hoger.

Tweede methode
Heeft u een werknemer die aantoonbaar minder dan 500 kilometer privé met de auto van de zaak rijdt, dan kunt u er ook voor kiezen om de loonheffing over de bijtelling achterwege te laten.
Let op
Het nadeel van deze methode is dat als de werknemer zijn kilometeradministratie niet op orde blijkt te hebben (gehad), bij u alsnog loonheffing wordt nageheven, verhoogd met boete.
Om dat risico te voorkomen, wordt u als het ware genoodzaakt om het privé-gebruik en de rittenregistratie (of het andere sluitende bewijs) van uw werknemer te controleren.

Verklaring geen privégebruik
Een werknemer kan aan zijn inspecteur een ‘verklaring geen privégebruik’ vragen. Als de inspecteur deze verklaring afgeeft, hoeft u niets bij het loon van uw werknemer te tellen. Deze verklaring geldt dus tevens als een vrijwaring voor u als werkgever. Als later mocht blijken dat de verklaring ten onrechte is afgegeven omdat de werknemer toch meer dan 500 kilometer privé heeft gereden, dan krijgt niet u maar de werknemer een naheffingsaanslag loonheffing op zijn bord.
Let op
Deze vrijwaring geldt niet als u wellicht wist dat de verklaring ten onrechte is afgegeven.

Geldigheidsduur verklaring
De verklaring heeft een doorlopende werking. De werknemer hoeft dus niet ieder jaar een nieuwe verklaring aan te vragen. Ook niet als hij een nieuwe auto krijgt. Verder kan hij de verklaring ook meenemen naar een nieuwe werkgever.
Let op
Zodra de werknemer de auto in enig kalenderjaar wel voor meer dan 500 kilometer privé heeft gebruikt, moet hij zelf de inspecteur informeren.

Versoepeling voor bestelauto’s
Er is een vrijstelling van inhouding van loonheffing en dus van bijtelling privégebruik voor bestelauto’s die buiten werktijd feitelijk niet gebruikt kunnen worden en dus letterlijk achter het hek blijven staan en voor bestelauto’s waarvoor een verbod op privégebruik geldt.
Dit verbod op privégebruik moet u schriftelijk vastleggen. Bovendien moet u aantoonbaar voldoende toezicht houden op de naleving van het verbod, bijvoorbeeld door het controleren van kilometerstanden en van tankmomenten, etc. Verder is van belang dat u een passende sanctie oplegt bij overtreding van het verbod; bijvoorbeeld een geldboete die in verhouding staat tot het belastingbedrag over de bijtelling.

Als de aard van de werkzaamheden met zich meebrengt dat de bestelauto doorlopend afwisselend door ten minste twee werknemers wordt gebruikt, is het lastig om vast te stellen of en aan wie de bestelauto voor privégebruik ter beschikking is gesteld.
Voor deze bestelauto’s is een vaste eindheffing van € 300,- ingevoerd, die u per bestelauto moet afdragen. Dit kan in bepaalde gevallen toch een praktische oplossing bieden.


Terug naar de inhoud